PEDOMAN ADMINISTRASI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Organisasi dan lembaga apapun pada saat ini dituntut untuk professional dalam pelaksanaan dan penglolaan lembaga tersebut. Bentuk profesionalisme itu dalam hal tertib organisasi dan tertib administrasi. Untuk mewujudkan Lembaga yang tertib secara organisatoris dan administrative, tentunya dibutuhkan pelaksana dan perangkat yang memadahi. Pelaksana yang dimaksud adalah sumber daya manusia yang kompeten dan mampu mengelola, mengatur serta mengadakan inovasi demi kemajuan lembaga. Sedangkan perangkat yang dimaksud adalah adanya konstituan yang mengatur segala sesuatu sehingga tidak terjadi perbedaan, ketiadak teraturan, dan inkonsistensi dalam pengelolaan organiasi.
Universitas Muhammadiyah Ponorogo merupakan salah satu kampus favorit yang berkomitmen dalam pengembangan kemajuan kampus khususnya dalam peningkatan aktifitas kemahasiswaan, tentunya juga perlu sokongan dari pelaksana dan perangkat tersebut. Melihat hal tersebut secara pelaksana di setiap lembaga mahasiswa sudah memiliki. Namun dalam prakteknya selalu saja ada permasalah dalam hal tertib organisasi dan administrasi. Hal ini disebabkan oleh belum adanya standat baku atau aturan yang mengatur hal tersbut.
Merujuk pada kondisi tersebut, Senat Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo Tahun 2009-2010 berkomitmen untuk membuat Pedoman Administrasi untuk SM-Ua Lembaga Mahasiswa yang ada di Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Buku ini akan mengatur tata kelola administrasi dan organisasi di Lembaga Permusyawaratan Mahasiswa yaitu Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM), Senat Mahasiswa Universitas (SM-U), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM-U), Senat Mahasiswa Fakultas (SM-F), Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (BEM-F) dan Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) atau Himpunan Mahasiswa Program Studi (HMPS).
Semoga dengan dibuatnya buku pedoman ini dapat meningkatkan kualitas lembaga mahasiswa di Universitas Muhammadiyah Ponorogo.

B. Dasar
Hal yang menjadi dasar pembuatan Pedoman Administrasi dan Organiasi Lembaga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo adalah sebagai berikut:
1. Kondisi dan tuntutan pelaksana lembaga kemahasiswaan yang ada di Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
2. Rekomendasi Internal Sidang Umu IX KM-UMP poin 5,6, 7 dan 10.
C. Tujuan
Tujuan dari pembuatan Pedoman Administrasi dan Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Pengadan dan penertiban administrasi di lingkup lembaga mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
2. Mewujudkan Lembaga Mahasiswa yang profesional dan akuntabel secara administrasi dan organisasi.
3. Meujudkan pendidikan dan pengembangan serta pengalaman administrative lembaga mahasiswa bagi mahasiswa.

D. Manfaat
1. Sebagai pedoman pelaksana administrasi dan organisasi di lingkungan Lembaga Mahasiswa (MPM, SM-U, BEM-U, BEM-F, SM-F, HMJ/HMPS) Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
2. Sebagai bahan untuk meyempurnakan lagi pelaksanaan administrasi dan organisasi di Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
 
BAB II
LEMBAGA MAHASISWA
A. Pengertian
Lembaga Mahasiswa dalah lembaga/organisasi yang merupakan media belajar dan pembelajaran dalam berorganisasi, beraktualisasi diri, pengembangan bakat dan peningkatan komptensi baik secara akedemik maupun akademi demi menumbuhkan mental dan sikap kuat dan berkepribadian sebagai bekal dalam bermsyarakat, bersosialisasi dan bernegara.
Lembaga ini terdiri dari lembaga eksekutif, yudikatif dan lembaga permusyawaratan Mahasiswa serta Unit kegiatan mahasiswa. Semua lembaga ini merupakah wadah aktualisasii diri seluruh mahasiswa sesuai dengan minat, bakat dan kemampuannya masing-masing.

B. Lembaga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo
Sistem Kelembagaan yang digunakan di Universitas Muhammadiyah Ponorogo adalah system miniatur dari Sistem Pemerintahan Negara Republik Indonesia. Adopsi system ini dimaksudkan agar mahasiswa mengetahui dan dapat belajar sebagai pelaku system Tata Pemerintahan Negara kita, sehingga ketika lulus sudah tidak canggung atau tidak tahu menahu tentang urusan pemerintahan.
Penggunaan system tersebut dalam pelaksanaanya di kampus membuat Lembaga Mahasiswa terbagi menjadi :
1. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM)
MPM merupakan perwujudan dari Lembaga Permusywaratan dan Konstituif Mahasiswa atau yang lebih dikenal di negera kita Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR). Anggota MPM KM-UMP adala Senat Mahasiswa Universitas, Seluruh Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan IMM.
Pimpinan MPM KM-UMP dipilih melalui Sidang Umum KM-UMP, yang merupakan forum tertinggi di Keluarga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Masa Jabatan Pimpinan MPM adalah selama 1 tahun dan Komposisi Pinpinan MPM adalah :
a. Ketua I (Presidium Sidang Umum KM-UMP I)
b. Ketua II (Presidium Sidang Umum KM-UMP II)
c. Ketua III (Presidium Sidang Umum KM-UMP III)
Tugas dan Wewenang MPM di atur dalam AD/ART KM-UMP yang memiliki tugas pokok adalah:
a. Menyelenggarakan Sidang Umum Keluarga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo (Sidum KM-UMP)
b. Melantik dan memberhentikan Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa serta Ketua Senat Mahasiswa Universitas.
c. Mengesahkan AD/ART KM-UMP yang merupakan Undang-Undang yang terting atau dapat dikatakan sebagai Undang-Undang Dasar KM-UMP.
2. Senat Mahasiswa
Senat Mahasiswa merupakan Lembaga Legislatif Mahasiswa yang mempunyai tugas pokok:
a. Pengawasan (legislasi)/control terhadap lembaga eksekutif (BEM-U) baik secara kinerja maupun kebijakan .
b. Merancang GBHO,GBHK.
c. Merancang Undang-undang dan Peraturan Pengganti Undang-undang bersama Presiden Mahasiswa.
d. Melantik senat mahasiswa di tingkat fakultas.
Adapun tugs secara lengkap terdapat pada AD/ART dan GBHO/GBHK KM-UMP.
3. Badan Eksekutif Mahasiswa
BEM-U adalah perwujudan lembaga eksekutif mahasiswa yang bertugas menjalankan pemerintahan KM-UMP. BEM-U dipimpin oleh Presiden Mahasiswa dan Wakil Presiden Mahasiswa yang mendapat mandat dari Rakyat/mahasisw melalui PEMILIHAN UMUM RAYA. Mandat itu akan diminta pertanggung jawaban pada Sidang Umum KM-UMP yang diselenggarakn oleh MPM. sedangkan Tugas dan wewenang secara lebih rinci terdapat pada AD/ART KM-UMP.
4. Unit Kegiatan Mahasiswa
Organisasi yang merupakan semi otonom dan tidak terikat terhadap peraturan KM-UMP kecuali –pada hal-hal yang berkaitan dengan permaslahan secara umum di Mahasiswa, seperti pembentukan dan pembubaran UKM.
Di Universitas Muhammadiya Ponorogo berdiri UKM yang merupakan kebanggan mahasiswa dan universitas diantaranya; Mahipa, Reog , Teater Yakuza, Bola, Camp-Musik, Gita Suara Mahasiswa (GSM) dan masih banyak UKM lainya.
5. Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM)
IMM meruapakan Lembaga Otonom Persyarikatan Muhammadiyah yang ada di setiap Perguruan Tinggi Muhammadiyah. IMM dibentuk dengan tujuan untuk gerakan dakwah amar ma’ruf nahi munkar di tingkatan mahasiswa sesuai dengan tujuan Muhammadiyah.

 


STRUKTUR SISTEM LEMBAGA KEMAHASISWAAN KELUARGA MAHASISWA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO















Keterangan:
: Hubungan Struktural/ instruksional
: Hubungan Koordinatif (pertimbangan)
: Hubungan Konsultatif (bimbingan)

BAB III
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN



Administrasi Keskretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan secretariat, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.
A. Sekretariat
1. Pengertian
Sekretariat merupakan tempat ikegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjai sentral (pusat) pengendalian kebijakan orgnisasi, komunikasi, informasi organisas, kegetian administrasi, perencanaan kebijakan serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk setiap level pengurusBEM, SENAT dan MPM harus mempunyai secretariat yang mapan.
Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang layak meskipun bergabung menjadi satu secretariat bersama.
2. Fungsi
Sekretariat memeliki fungsi sebagai berikut :
a. Menangani dan melayani fungsi perkantoran.
b. Melaksanakan administrasi organisasi
c. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.
d. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan incidental.
e. Mengorganisasikan pelaksanaak keputusan dan program.
f. Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi.
g. Mengkoordinasi personalia.
3. Pengaturan Sekretariat
Pengaturan sekretariat perlu dilakukan untuk mengoptimalkan fungsinya dengan pemberdayaan sumber daya manusia (personalia) sampai dengan bangunan.
a. Letak Sekretariat
Funngsi-fungsi sekretariat dapat dijalankan apabila sekretariat terletak di tempat yang strategies, mudah dijangkau dan terletak pada lingkungan yang kondusif.
b. Bangunan Sekretariat
Bangunan sekretariat hendaknya dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Jumlah ruangan yang memadahai
- Kelengkapan perlatan sekretariat.
- Kesehata, kebersihan dan kerapian sekretariat.
c. Sumber Daya manusia (Personalia)
Personalia merupakan salah satu factor penting dalam mendukung kinerja dan fungsi sekretariat secara optimal. Secara struktural sekretariat dikepalai oleh Ketua Organisasi, namun dalam pelaksanaan hariannya diberikan tanggung jawab sepenuhnya kepada Sekretaris Organisasi yaitu Sekretaris BEMU, BEM F, Senat Universitas, Fakultas dan Sekretaris MPM. Dengan demikian pelayanan administratif secara harian maupun berkala dapat terlaksana dengan optimal dan lancar.

4. Alat-Alat Kesekretariatan
Dalam tugas mengembangkan amanat organisasi serta melancarkan tugas organisaasi, khususnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan tertib administrasi, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. Komputer dan printer
b. Lemari dan rak buku
c. Meja kursi
d. White board
e. Stempel
1.) Stempel organisasi/ lembaga Mahasiswa
2.) Stempel tanggal
3.) Stempel Agenda
4.) Stempel alamat surat
f. Kertas
1.) Kertas berkop
2.) Amplop berkop
3.) Kertas (lembar) disposisi
4.) Blanko peminjaman arsip.
5.) Kertas kosong
6.) Kertas karbon
7.) Kertas memo.


g. Buku-buku organisasi/ lembaga
1.) Buku personalia organiasi (pengurus lembaga: BEM, Senat, MPM, HMPS)
2.) Buku Notulen Rapat
3.) Buku Absensi Rapat
4.) Buku Agenda Surat (Surat Keluar-Masuk)
5.) Buku Kas
6.) Buku Ekspedisi
7.) Buku Liputan Kegiatan
8.) Buku Tamu
9.) Buku statistic
10.) Buku Inventaris
11.) Buku Peminjaman Inventaris
12.) Buku Pedoman Admnistrasi dan buku-buku yang dianggap perlu dalam menunjang kinerja organisasi dan lembaga.

B. Inventaris Organisasi
1. Inventaris organiasi adalah segala sesuatu yang dimili organiasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari:
a. Inventaris permanen :
Kekayaan organiasi yang dalam jangka relative lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board dll.
b. Inventaris tidak permanen:
Kekayaan organisasi yang dalam jangka waktu singkat mengalami perubahan bentuk/ mudak terjadi kerusakan, seperti kop surat, amplop surat dan lain-lain.
2. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik dan dilaksanakan oleh penanggung jawab administrasi keskretariatan yaitu sekretaris organisasi/ lembaga. Adapun tempat menyimpan adalah di tempat sekretariat.
3. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi buku peminjman inventaris.
4. Inventaris lembaga/ organiasasi mahasiswa dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan kepada anggota dan musyawarah tertinggi dalam setiap jenjang organisasi yaitu siding KM-UMP untuk Bemu dan Senat Sidum KM F untuk lembaga ditingkat fakultas. Kebenaran dari pelaporan inventaris akan dilakukan oleh tim verifikasi yang dibentuk khusus.
C. Buku-buku Organisasi
1. Buku personalia organiasi (pengurus lembaga: BEM, Senat, MPM, HMPS)
Buku ini berisi data base seluruh anggota organisasi mulai dari ketua hingga anggota.Buku ini hendaknya tebal karena dimaksudkan untuk disi berkelanjutan setelah masa kepengurusan suatua organisasi habis. Format Buku Personalia /Data base ini terdiri dari :
a. Judul, teretak di tengah atas margin:
PENGURUS BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI
PERIODE 2009-2010
b. Daftar dan Struktur pengurus dibawahnya.
Ketua : ……………………..
Sekretaris : ………………………
Dst…..
c. Profil pengurus
Diletakkan setelah halaman Struktur pengurus dengan format seperti berikut ini:

1.
Nama :
Tempat, tgl lahir :
Fakultas :
Jurusan :
Angkatan :
Alamat :
No. HP :

2.





Nama :
Tempat, tgl lahir :
Fakultas :
Jurusan :
Angkatan :
Alamat :
No. HP :
2. Buku Notulen Rapat
Adalah buku yang digunakan pengurussidang/rapat ketika sidang berlangsung, dan dipergunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting atau perlu dicatat dengan format buku sebagai berikut:
a. Judul/ Agenda rapat
b. Waktu Pelaksanaan Rapat
c. Agenda yang dibahas
d. Pokok Pembicaraan
e. Keputusan/ hasil rapat
f. Keterangan
g. Pengesahan
Contoh :
RAPAT PEMBENTUKAN PANITIA MASA TA’ARUF MAHASISWA BARU
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
TAHUN 2010

• Waktu : Seni, 18 Mei 2010 pkl 08.00 WIB
• Agenda :
1. Pemilihan Ketua
2. Pemilihan Koordinator seksi
3. Dll…
• Pokok pembicaraan :
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
• Keputusan :
………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
• Keterangan: …………………………………………………………

Ponorogo, 18 Mei 2010
PengurusRapat


……………………………………. Sekretaris


………………………………..







3. Buku Absensi Rapat
Adalah buku khusus yang memuat kehadiran pengurus organisasi dalam setiap rapat, dan dilaksanakan sebelum rapat dimulai. Format Buku Absensi Rapat adalah sebagai berikut:

……………………………………(Judul Rapat) …………………………….

Pelaksanaan : ………………………………..
Waktu : …………………………………
No. Nama Jabatan Tanda tangan Ket




4. Buku Agenda Surat Masuk
Adalah buku yang mencatat surat-surat yang masuk ke organisasi/ lembaga dari lembaga lain maupun dari persorangan. Format buku agenda surat masuk adalah sebagai berikut:
No. Tanggal
Masuk Nomor Surat dan Tanggal Diterima Dari Perihal Keterangan
1 2 3 4 5 6

Keterangan:
1 : diisi dengan nomor urut surat yang masuk sesuai dengan urutan penerimaan surat yang pertama diterima oleh sekretariat.
2 : Disi dengan tanggal ketika menerima surat.
3 : Tanggal dan Nomor surat yang tertera pada surat.
4 : diisi nama instansi/ lembaga/ organiasi dan atau perorangan yang mengirim surat.
5 : Perihal surat diisi dengan singkat dan jelas sesuai dengan perihal surat yang ada.
6 : Untuk menuliskan catatan yang dianggap penting.
5. Buku Agenda Surat Keluar
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat SM-Ua surat yang dikelurkan oleh lembaga/ organisasi. Format buku agenda surat keluar adalah sebagai berikut:
No. Tanggal
Keluar Nomor Surat dan Tanggal Dikirim Ke Perihal Keterangan
1 2 3 4 5 6


Keterangan:
1 : diisi dengan nomor urut surat yang kelaur sesuai dengan urutan pengeluaran surat yang pertama dikeluarkan oleh organisasi.
2 : Disi dengan tanggal ketika mengirim surat.
3 : Tanggal dan Nomor surat yang tertera pada surat yang dikirim.
4 : diisi nama instansi/ lembaga/ organiasi dan atau perorangan yang dituju.
5 : Perihal surat diisi dengan singkat dan jelas sesuai dengan perihal surat.
6 : Untuk menuliskan catatan yang dianggap penting.

6. Buku Proposal Masuk
Buku ini wajib dimiliki oleh organiasi yang mengesahkan proposal yang masuk sebagai konsekuensi dan fungsinya secara structural. Misalnya adalah Pengesahan Propsal Oleh Presiden Mahasiswa seperti dibawah ini:
No. Isi Proposal Yang mengajukan Tanggal Penerimaan Ket
1. Proposal Kegiatan Olimpiade Matematika Tingkat SMA/MA se Karesidenan Madiun Panitia Olimpiade Matematika HMJ Matematika 15Maret 2010
2.
Dst.
Sebaiknya arsip proposal yang masuk juga tersusun secara rapi sesuai dengan urutan pada buku proposal ini.

7. Buku Proposal Keluar
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat SM-Ua proposal yang telah dibuat. Berikut adalah contoh pencatatan proposal yang dibuat Oleh HMJ Matematika dan diajukan kepada yang tertera pada Tujuan proposal.
No. Isi Proposal Tujuan Proposal Tanggal
Pembuatan Ket
1. Proposal Kegiatan Olimpiade Matematika Tingkat SMA/MA se Karesidenan Madiun Rektor Unmuh, Sponsor,BEMU,BEM FKIP 15Maret 2010
2.
Dst.


8. Buku Ekspedisi
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini merupakan suatu bukti bahwa surat sudah dikirm dan atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan. Format buku ekspedisi adalah sebagai berikut:
No. Nomor dan Perihal surat Tanggal Pengiriman Alamt Tujuan Surat Ket/ paraf


9. Buku Kas
Adalah buku yang digunakan untuk mencata hal-hal yang berhubungan dengan maslah finansial organisasi. Formatnya adalah sebagai berikut:
Tanggal Uraian Debit Kredit Saldo


Bendahara diperbolehkan untuk membuat buku kas pembatu atau neraca dan buku lainnya yang dianggap perlu untuk membantu kinerja bendahara dalam mengelola keuangan organisasi.

 
10. Buku Liputan Kegiatan (aktivitas)
Adalah buku yang digunakan untuk mecata kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Hendaknya buku ini dibuat setiap bulan sekali dan berganti. Format buku ini adalah sebagai berikut:

Nama Kegiatan : ……………………………………
Waktu Pelaksanaan : …………………………………..
Tempat : …………………………………..
Hasil Kegiatan : ………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Pelaksana :
a. ………………………………..
b. ………………………………..
c. ………………………………..
d. Dst.

Mengetahui,
Ketua ………….(organisasi)



……………………………….. …………….., ……….20…
Penanggung Jawab Kegiatan



…………………………….


11. Buku Tamu
Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan format sebagai berikut:
No. Hari, Tanggal dan waktu Nama Lengkap Alamat Bertemu dengan Tujuan Paraf Ket


 
12. Buku Inventaris
Adalah yang digunaan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/ inventaris. Dengan tujuan mempermudah dalam mengontrol hak milik barang yang dimilikiorganisasi.
No. Nama Barang Bahan /Merek Asal barang Jumlah Barang Kondisi Ket


13. Buku Peminjaman Inventaris
Adalah buku yang mencata seluruh peminjaman inventaris organisasi. Contoh kolom buku peminjman adalah sebagai berikut :
No. Nama Personalia dan Lembaga Alamat Nomor Inventaris Status Pinjman/ Kembali Tanda tangan




14. Buku Statistik
Adalah buku yang memuat SM-Ua data yang diperlukan oleh organisasi, seperti:
a. Buku Pelaksanaan Program Kerja
Buku ini hendaknya disusun pada awal kepengurusan setelah pelaksanan Rapat Kerja, dengan tujuan dapat mengontrol kinerja kepengurusan organisasi. Format buku program adalah sebagai berikut:
No. Program Waktu Pelaksanaan Ket
Januari Pebruari Dst..
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Menteri Luar Negeri
a. Sarasehan
b. Seminar
c. Dst…….

b. Buku Potensi Personalia
Dan buku-buku lain yang berisi data-data apapun yang bersifat menunjang kinerja organisasi.
15. Buku Pedoman Admnistrasi sebagai pedoman pelaksanan administrasi yang dikeluarkan dan disepakai bersama serta buku-buku lain yang dianggap perlu dalam menunjang kinerja organisasi dan lembaga.

D. Dokumen Organisasi
1. Pengertian
Dokumentasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi.
Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian baik berupa arsip foto, surat dll.
2. Bentuk-bentuk dokumen
a. Gambar/ foto
b. Tulisan dan surat penting
c. Benda berharga
d. Surat kabar, buku, majalah dll.


3. Pengelolaan Dokumen
a. Prinsip Pengelolaan dokumen sama dengan dengan inventaris.
b. Digunakan untuk kepentingan tertentu, penyusunan sejarah organisasi dan juga diapakai untuk penyusunan laporan rutin organiasi sebagai tanda bukti yang sah.
c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.
 
BAB IV
ADMINISTRASI KERASIPAN

1. Arsip
1. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik beurpa buku-buku, laporan, mkalah, surat dan sebagainya. Secara khsus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adlah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.
2. Sistem Pengarsipan
beberapa sistem penyimpanan arsip:
a. Sistem abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A-Z.
b. Sistem subjek (Subject Filing) suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahn yang sering dihadapi.
c. Sistem tanggal (Chronological Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan asal surat menurut Daerah/cabang/komisariat yang mengirim surat.
d. Sistem nomor (Numerical Filing) suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai dengan nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia diatas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Aga perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan:
- Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak)
- Tempat penyimpanan terhindar dari api, air dan kelembaban, serta mudah diawasi.
3. Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah diselesaikan (dapat disatuakn dengan buku peminjaman inventaris)
b. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris).
c. Penetapan batas waktu peminjaman.
d. Pengambilan arsip.
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut:
1. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.
2. Mengembalikan arsip ke tempat semula.
4. Penyusutan Arsip.
a. Tujuan Penyusutan Arsip.
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk :
1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan.
b. Tata Cara Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan
1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari.
2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan
3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian hari akan sangat berharga.
4) Usia arsip.
5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara
a). Penjilitan
b). Pemusnahan arsip
c). Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.









2. Surat
1. Pengertian
Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
2. Fungsi Surat
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai
a) Alat komunikasi.
b) Dokumentasi organisasi
c) Alat pembuktian (tanda bukti).c.
3. Macam dan Bentuk Surat
a. Macam-macam surat :
 Menurut Jenis
• Surat Keputusan
• Surat Mandat/Kuasa
• Surat Instruksi/Edaran
• Surat Undangan,
• Surat Penghargaan/Syahadah/Sertifikat
• Surat Peringatan
• Surat Pemberitahuan
• Surat Tugas
 Menurut Wujud
• Kartu Pos
• Telegram
• Nota
• Biasa
 Menurut Isi/Keamanan
• Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nflai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil hasil penelitian.
• Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan¬peraturan organisasi.
• Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya Surat permohonan penceramah, dsb.
• Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb.
b. Bentuk Surat
1) Surat-menyurat mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk liras, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, peranjian, instruksi/edaran (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan).
2) Surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami.
3) Isi surat
4) Kode dan Indeks Surat
a) Kode Berdasarkan Lembaga Mahasiswa
• Majelis Permusyawaratan Mahasiswa : MPM
• Senat Mahasiswa Universitas : SM-U
Senat Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan : SM-FKIP
Senat Mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : SM-FISIP
Senat Mahasiswa Fakultas Agama Islam : SM-FAI
Senat Mahasiswa Fakultas Ekonomi : SM-FE
Senat Mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan : SM-FIK
Senat Mahasiswa Fakultas Teknik : SM-FT
• Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas : BEMU
a.) Badan Eksekutif Mahasiswa FKIP : BEM-FKIP
Himpunan Mahasiswa Jurusan Matematika : HMJ-MTK
Himpunan Mahasiswa Jurusan Bahasa Inggris : HMJ-BING
Himpunan Mahasiswa Jurusan PPKn : HMJ-PKn
b.) Badan Eksekutif Mahasiswa FISIP : BEM-FISIP
Himpunan Mahasiswa Jurusan Ilmu Pemerintahan : HMJ-IP
Himpunan Mahasiswa Jurusan Komunikasi : HMJ-KOM
d.) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Agama Islam : BEM-FAI
e.) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi : BEM-FE
Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen : HMJ-MNJ
Himpunan Mahasiswa Jurusan Akuntansi : HMJ-MTK
f.) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan : BEM-FIK
Himpunan Mahasiswa Program Studi Keperawatan : HMPS-KEP
Himpunan Mahasiswa Program Studi Kebidanan : HMPS-BID
g.) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik : BEM-FT
Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika : HMJ-TI
Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Mesin : HMJ-TM
Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Elektro : HMJ-TE

b) Indeks Surat Menyurat Lembaga Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo :
(1) Hubungan Kelembagaan
• Antara Lembaga Mahasiswa Univ. Muhammadiyah Po : A
• Rektorat/Kampus : B
• Lembaga Pemerintah : C
• Organisasi Pemuda, Sosial, Agama dan Kemasyarakatan : D
• Antara Lemabaga Mahasiswa di luar kampus : E
• Intra Lembaga (anggota/pengurus) : F
(2) Jenis Surat
• Mandat : MDT
• Intsruktsi/Edaran : INS
• Tugas : TGS
• Keputusan : KPTS
• Keterangan : KET
• Peringatan : PGT
• Undangan : UND
• Pemberitahuan : PEMB
• Sertifikat : STF-……(Nama Kegiatan)………
• Kepanitiaan : Pan-…..(Nama Kegiatan) ……..

Contoh :
• Surat Keputusan BEMU kepada Pengurus BEM-FKIP yang baru : 02/A/BEMU/KPTS/VIII/2010.
Keterangan :
02 : Nomor urut surat yang dibuat
A : Hubungan Kelembagaan Mahasiswa Intern kampus
BEMU : Lembaga Pembuat surat (BEMU)
KPTS : Jenis Surat
VIII : Bulan Pembuatan Surat (BULAN AGUSTUS)
2010 : Tahun Pembuatan Surat
4. Bagian Surat
a. Kepala surat, terdiri dari :
1.) Identitas lembaga ( HMJ, BEM F, SEM F, BEMU, SM-U )
• Lambang lembaga ( HMJ, BEM F, SEM F, BEMU, SM-U ) diletakkan di sudut kiri atas, kecuali pada surat Keputusan logo diletakkan di tengah atas sebelum identitas lembaga
• Nama lembaga diletakkan sebelah kanan lambang lembaga.
• Alamat sekretariat lembaga ditulis lengkap terletak di atas garis ganda
• Garis ganda sepanjang batas antara dua margin kiri dan kanan
2.) Tulisan Bismillahirrahmanirrahim di bawah garis ganda
b. Penomoran
• Aturan Penomoran berdasarkan Indekks Penomoran Surat di atas yaitu:
No.surat/Kode Hubungan Lembaga/Lembga Pembuat/jenis surat/bulan/tahun
Contoh : 14/F/HMJ-MTK/UND/VI/2010
• Urutan penomoran surat diawali berdasarkan kalender masehi bukan periodesasi kepemimpinan, misalnya surat nomor : 01 dikeluarkan pada awal tahun 2010, pada bulan Desember nomor surat sudah mencapai nomor 25, maka pada tahun 2011 harus kembali dari awal lagi.
c. Lampiran
Ditulis di bawah nomor surat dengan lengkap :
Contoh :
Lampiran : 1 (satu) lembar
Lampiran : 1 (satu) berkas
Kata ” berkas” digunakan bila lampiran berjumlah lima lembar atau lebih.
d. Perihal
Maksud surat (perihal) ditulis setelah lampiran surat (tepat dibawahnya) dengan ditulis lengkap Perihal atau singkatan Hal. Ditulis dengan huruf kapital, tebal atau garis bawah.
Contoh :
Hal : UNDANGAN RAPAT atau Perihal : UNDANGAN RAPAT
Hal : Undangan Rapat atau Perihal : Undangan Rapat
Hal : Undangan Rapat atau Perihal : Undangan Rapat

 
e. Tujuan
Alamat tujuan surat ditulis di bawah perihal dengan jarak satu baris dari spasi yang digunakan dan batas kiri isi perihal. Yang perlu diperhatikan adalah:
1. Tujuan surat tidak perlu diawali dengan Kepada, tapi langsung Yth.
2. Jika tujuan surat perorangan maka diawali dengan Bapak/Ibu/Saudara/i
3. Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan maka tidak perlu diawali Bapak/Ibu/Saudara/i
4. Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan maka tidak mengggunakan di tempat, tapi menggunakan nama kota tempat kedudukan lembaga atau jabatan tersebut.
Contoh
Yth. Ketua DPRD Ponorogo
di
Ponorogo.

Yth. Bapak Drs. Sulton, M.Si
di
tempat.

f. Isi surat
Antara isi surat dengan tujuan diberi jarak dua baris.
1. Salam dan paragraf pembuka
Salam
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh (ditulis tegak tidak miring) karena sudah sesuai dengan EYD.
Paragraf pembuka, berisi do’a bagi penerima surat kecuali untuk surat ketetapan, surat keputusan, surat mandat, dan surat tugas, tidak diawali dengan salam. Antara salam dengan kalimat pembuka diberi jarak satu baris.
Contoh :
Semoga limpahan taufiq dan hidayah Allah SWT mengiringi setiap gerak aktifitas kita sehingga semakin mendekatkan kita SM-Ua pada pencapaian cita-cita. Amin
2. Maksud surat
Maksud surat ditulis sesuai dengan jenis suratnya dan diberi jarak satu baris setelah paragraf pembuka. Untuk surat undangan ada beberapa yang harus diperhatikan :
a. Hendaknya selalu diawali dengan ”yang akan diselenggarakan pada : ”
b. Hari/Tanggal. Nama hari disebutkan terlebih dahulu, baru kemudian tanggalnya.
c. Tempat. Di mana acara akan dilaksanakan harus ada kejelasan, agar memudahkan pihak yang diundang menghadiri acara.
d. Agenda acara/Tema. Agar yang diundang sudah memiliki gambaran terlebih dahulu terhadap acara yang akan didatanginya.

Contoh :
...............yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 5 Oktober 2009
Waktu : Pukul 08.00 WIB s.d selesai
Tempat : Ruang seminar Dome UMP
Acara : Pelantikan Pengurus BEM dan SENAT FIK

Bila maksud surat cukup panjang sehingga tidak cukup dalam satu halaman, dapat dilanjutkan ke halaman kedua dan seterusnya. Mulai halaman kedua sampai akhir surat, tidak menggunakan kepala surat.
3. Paragraf penutup dan salam
Setelah maksud surat disampaikan sebelum salam diberikan paragraf penutup untuk menegaskan kembali apa yang telah disampaikan. Paragraf penutup tergantung maksud surat dan diberi jarak satu baris setelah maksud surat.
Contoh
a. Pada surat permohonan
Demikian permohonan ini kami sampaikan dengan harapan Bapak/Ibu berkenan mengabulkannya. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu kami haturkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabaraktuh
b. Pada surat undangan
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i kami haturkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabaraktuh
c. Pada surat mandat/tugas
Demikian Surat mandat/tugas ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Kepada pemegang surat ini diwajibkan memberikan laporannya selambat-lambatnya 14 (empatbelas) hari setelah melaksanakan tugasnya.

g. Penanggalan dan Penandatanganan
Penulisan penanggalan diberi jarak satu baris setelah salam penutup sebelum penandatanganan dilakukan. Penanggalan dilakukan dengan penyebutan tempat kedudukan pengiriman surat, tanggal masehi. Sedangkan penandatanganan dilakukan dengan penyebutan lembaga pembuat surat terlebih dahulu. Untuk surat intern harus ditandatangani oleh 2 oprang yaitu Sekretaris Umum dan Ketua Umum. Untuk surat kepanitiaan yang ditujukan kepada pihak ekstern ditandatangani oleh Sekretaris dan Ketua Panitia harus diketahui oleh Ketua Umum dan stempel institusi yang membentuk panitia tersebut. Adapun urutan penandatangannya adalah sebagai berikut :
1. Ditandatangai Sekretaris
Yaitu pihak yang bertanggung jawab dan berwenag dalam pembuatan surat organisasi. Sekretaris yang dimaksudkan adalah Sekretaris Kabinet (untuk BEMU), Sekretaris (untuk BEM-F, HMJ dan SENAT) atau wakilnya, sehingga wakil sekjend bisa mendatangani surat karena dua hal:
• Mewakili sekjend yang berhalangan atau sedang tidak berada di tempat.
• Isi surat tersebut merupakan bidang tugasnya.(contoh sekretaris Bidang Kaderisasi menandatangani surat yang berkaitan dengan masalah kaderisasi).
2. Ditandatangai Ketua
Yaitu pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan yang disebutkan dalam surat, sehingga dapat ditandatangani oleh Ketua Umum atau Ketua Bidang. Seorang Ketua Bidang dapat menandatangai surat karena dua hal:
• mewakili ketua umum atau ketua bidang.
• Kegiatan tersebut berkaitan dengan bidangnya.
Jika ketua bidang mewakili ketua bidang lainnya menandatangani suatu surat, untuk kepantasan sebaiknya tidak menggunakan nama bidang yang dipimpinnya tapi menggunakan urutan ketua I, Ketua II dan seterusnya.
Selain Ketua Umum, Ketua Bidang (Menteri), Sekretaris dan Bendahara, maka pengurus lain tidak dapat menandatangani surat-surat yang dikeluarkan institusi pengurus yang bersangkutan.


h. Pembubuhan Stempel
Dibubuhi stempel lembaga, dengan bagiannya menyentuh nama dan tandatangan sekretaris. Penulisan nama Ketua dan Sekretaris ditulis dengan huruf kapital SM-Ua dan bergaris bawah. Karena surat yang isinya sama bisa disampaikan kepada beberapa orang maka suatu surat bisa dilakukan penggandaan untuk memenuhi keperluan tersebut dengan beberapa aturan :
1. Asli, yaitu surat pertama kali yang langsung diketik, ditandatangani dan distempel langsung. Surat ini disampaikan kepada tertera yang tertera dalam alamat surat.
Dalam beberapa hal ada beberapa pengecualian sebagai berikut:
• Naskah surat hasil fotocopy kemudian ditandangai dan distempel langsung.
Hal ini dilakuakn bila surat yang isinya sama dibutuhkan tandatngan dan stempel asli sebagai bukti keabsahan sura tersebut atau untuk menghormati penerima surat. Contoh : SK Pengesahan Kepengurusan, Surat Permohonan Dana
• Naskah surat dan tanda tangan hasil fotocopy tapi stempel langsung.
Jika isi surat lebih bersifat informasi dan dibutuhkan dalam jumlah banyak maka cukup stempel saja yang yang langsung dikenakan langsung pada surat hasil fotocopy yang sudat tertanda tangani.
Contoh : Undangan rapat pleno, Surat permintaan Sponsor.
• Naskah diketik offset dan ditandatangani menggunakan stempel.
Untuk surat yang diperlukan dalam jumlah banyak dan lebih bersifat informasi adakalanya langsung dicetak menggunakan offset. Tanda tangan dalam surat ini bisa dilakukan dengan stempel tanda tangan.
Contoh : Kartu lebaran
Ketiga surat di atas tetap asli bagi penerima surat meskipun hasil dari fotocopy ataupun offset/ sablon.
2. Duplikat, yaitu surat kedua dan seterusnya yang langsung diketik (manual atau dengan komputer), ditandangani dan distempel langsung, sama persis dengan surat pertama. Surat ini biasanya digunakan untuk disampaikan pihak-pihak yang diberikan tembusan surat khusus untuk memberikan penghormatan (misalnya tembusan untuk pejabat) atau untuk arsip.
3. Salinan, yaitu hasil penggandaan surat asli dengan foto copy atau cetak offset, sehingga bentuk dan isinya sama meski ukurannya berbeda (bisa diperbesar atau diperkecil). Salinan surat ini digunkana dalam lampiran-lampiran surat untuk menguatkan apa yang disampaikan dalam isi surat.
5. Pengelolaan surat
a. Surat Keluar
• Pembuatan Konsep
• Pengetikan
• Pemeriksaan/penelitian
• Penandatanganan
• Pembubuhan cap/Stempel organisasi
• Penulisan dalam agenda
• Penyimpanan arsip
• Pelipatan surat
• Penulisan dalam buku ekspedisi
• Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu dberi alamat tujuan)
• Penempelan prangko Oika lewat pos)
• Pengiriman surat dengan Cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos.
b. Surat Masuk
• Surat masuk diterima bagian agendanis
• Masuk pada staf sekretaris
• Penelitian/pembacaan surat
• Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut Surat)
• Pemberian cap agenda dan cap Surat
• Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris)
• Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
• Pemrosesan surat
• Pengarsipan surat

Contoh Surat Keputusan



BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
(Muhammadiyah University of Ponorogo )
Jl. Budi Utomo No.24 Ponorogo – Email: BEM-UMPo@Yahoo.com – Web: www.BEM-UMPo.com



SURAT KEPUTUSAN
PRESIDEN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
Nomor: 05/A/BEMU/KPTS/VI/2010

TENTANG
……………………………………………………….

Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Ponorogo setelah
Menimbang : 1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………
Mengingat : 1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
Memperhatikan : ………………………………………………………………
MEMUTUSKAN
Menetapkan
PERTAMA : ………………………………………………………………
KEDUA : ………………………………………………………………

Ditetapkan di : …………
Pada tanggal : …………… H
Bertepatan tgl : …………… M

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
Presiden Mahasiswa,



……………………………………
NIM.


 
Contoh Surat Mandat

SENAT MAHASISWA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
(Muhammadiyah University of Ponorogo )
Jl. Budi Utomo No.24 Ponorogo – Email: SMFKIP-UMPo@Yahoo.com
Web: www.SMFKIP-UMPo.com



SURAT MANDAT
Nomor: …./F/SM-FKIP/MDT/V/2010


Yang bertanda tangan di bawah ini Ketua Senat Mahasiswa Fakultas Keguruan dan ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Ponorogo, dengan ini member mandate kepada:
1. Nama : ……………………………………………………………
Jabatan : ……………………………………………………………
Jurusan : ……………………………………………………………
Semester : ……………………………………………………………
Alamat : ……………………………………………………………
2. Nama : ……………………………………………………………
Jabatan : ……………………………………………………………
Jurusan : ……………………………………………………………
Semester : ……………………………………………………………
Alamat : ……………………………………………………………

Untuk mengikuti Sidang Umum KM-UMP XI pada tanggal 29 Mei 2010, dengan memberikan laporan secara tertulis stelaah selesainya acara tersebut.

Demikian surat Mandat ini kami berikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : …………
Pada tanggal : …………… H
Bertepatan tgl : …………… M

SENAT MAHASISWA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Ketua Ketua



…………………………
NIM..................... Sekretaris Umum



…………………………
NIM.....................
 
Contoh : Surat undangan

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
(Muhammadiyah University of Ponorogo )
Jl. Budi Utomo No.24 Ponorogo – Email: ……………………….

بسم الله ارّ حمن الرّحيم


Nomor : …………… ………………H
Lampiran : …………… ………………M
Perihal : ……………

Kepada Yth. ………………
………………
………………

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Ba’da salam …………

ISI SURAT


Demikian …………



Wassalamu’alaikum Wr. Wb.


Ketua Umum/Ketua,


…………………
NIA. …………… Sekretaris Umum/Sekretaris,


……………………
NIA. ……………..

Tembusan:
* Pilih salah satu


 
C. Proposal
Proposal adalah suatu rencana kegiatan yang ditulis secara lengkap dan dari latar belakang sampai rencana pelaksanaannya termasuk anggarannya.
1. Sistematika Proposal
tersebut adalah :
1) Pendahuluan. Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu kegiatan, pendahuluan terbagi menjadi 2 bagian
• Latar Belakang. Berisi masalah – masalah yang yang melatarbelakangi dilaksanakannya suatu kegiatan, yaitu masalah – masalah yang hendak dipecahkan dengan kegiatan tersebut.
• Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi kegiatan dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh kegiatan tersebut.
2) Tujuan Kegiatan. Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dalam kegiatan.
3) Sasaran Kegiatan. Menjelaskan pihak – pihak yang terlibat baik subyek maupun obyek kegiatan.
4) Tema Kegiatan.
5) Bentuk kegiatan. Misalnya: diskusi, seminar, ceramah akbar dan lain – lain.
6) Waktu dan Tempat Pelaksanaan. Menjelaskan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan
7) Susunan Panitia.
8) Rencana Anggaran dan Sumber Dana. Menjelaskan rencana anggaran secara global tiap bagian dalam kepanitiaan kegiatan dan asal sumber dananya. Jika merupakan kerja sama dengan lembaga lain dijelaskan juga bagaimana prosentase pembiayaannya dan bagaimana penyelesaiannya jika selesai kegiatan ada kelebihan atau kekurangan dana.
9) Penutup
10) Lampiran-lampiran. Lembar tambahan yang dianggap perlu untuk meperjelas isi Proposal.
2. Pengesahan Proposal
Pengesahan proposal kegiatan dilakukan dengan mencantumkan tempat dan tanggal pembubuhan secara berurutan, yaitu :
1) Sekretaris panitia.
2) Ketua panitia, selaku koordinator pelaksana kegiatan.
3) Dibubuhi stempel panitia dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan sekretaris panitia.
4) Ketua umum organisasi, sebagai tanda bahwa telah disetujui pengurus Lembaga-lembaga yang menaungi kegiatan tersebut, seperti di bawah ini
• Format Pengesahan Proposal dari Tingkat HMJ/HMPS yang terletak pada bagian penutup :

Ponorogo,
PANITIA KEGIATAN ............................
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MATEMATIKA

Ketua Panitia


........................... Sekretaris


.........................
Mengetahui,
Ketua Jurusan Matematika


........................... Ketua HMJ Matematika


..............................
Wakil Dekan III FKIP


........................... Ketua BEM FKIP


...........................
Wakil Rektor III


........................... Presiden Masiswa


...........................







• Hendaknya dalam lampiran anggaran dana juga diberi pengesahan dengan tujuan agar tidak dapat dilakukan perubahan anggaran tanpa sepengetahuan panitia maupun lembaga yang berwenang. Format Pengesahan Proposal dari Tingkat HMJ/HMPS yang terletak pada bagian lampiran Anggaran dana Proposal:


Ponorogo,
PANITIA KEGIATAN OLIMPIADE MATEMATIKA
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MATEMATIKA

Ketua Panitia


........................... Bendahara Panitia


.........................
Mengetahui,
Ketua Jurusan Matematika


........................... Ketua HMJ Matematika


..............................
Wakil Dekan III FKIP


........................... Ketua BEM FKIP


...........................
Wakil Rektor III


........................... Presiden Masiswa


...........................






• Format tersebut juga dapat dirangkum secara khusus dalam lembar pengesahan yang formatnya seperti di bawah ini :

LEMBAR PENGESAHAN
OLIMPIADE MATEMATIKA TINGKAT SMA SE-BAKORWIL IV MADIUN
“Membangkitkan Peran Mahasiswa dalam Menjawab Dekadensi Moral Bangsa Berdasarkan Nilai-Nilai Pancasila”
Ponorogo, ………………..

Ketua Panitia


........................... Sekretaris


.........................
Mengetahui,
Ketua Jurusan Matematika


........................... Ketua HMJ Matematika


..............................
Wakil Dekan III FKIP


........................... Ketua BEM FKIP


...........................
Wakil Rektor III


........................... Presiden Masiswa


...........................






3. Penggandaan Proposal :
a. BEMU dan UKM, proposal digandakan minimal sebanyak 4 eksemplar yaitu untuk:
- Kampus : 3 eks
- BEMU/UKM : 1 eks (arsip)
- Sponsor : sesuai dengan kebutuhan
b. BEM Fakultas, proposal digandakan minimal sebanyak 5 yaitu untuk:
- Kampus : 3 eks
- BEMU : 1 eks (arsip)
- BEM Fakultas : 1 eks (arsip)
- Sponsor : sesuai dengan kebutuhan
c. HMJ, proposal digandakan minimal sebanyak 6 yaitu untuk:
 Kampus : 3 eks
 BEMU : 1 eks (arsip)
 BEM Fakultas : 1 eks (arsip)
 HMJ/HMPS : 1 eks (arsip)
 Sponsor : sesuai dengan kebutuhan

 
BAB V
ADMINISTRASI KEUANGAN

Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan su sumber dana, pengalokasian penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana.

A. Wewenang Pengelolaan Keuangan
1. Pengelolaan umum keuangan lemabaga mahasiswa dilakukan oleh Bendahara umum, yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
2. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan, meliputi :
a. Perencanaan
Perencanaan keuangan yang diaktualisasikan berupa anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran untuk sate jangka waktu tertentu yang menggambarkan somber penggunaan
b. Organisasi
Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan, maka pengorganisasiannya sebagai berikut:
1) Tugas yang mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah tanggung jawab Bendahara Umum.
2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum
3) Wewenang mengusahakan dana berada pada Bendahara Umum.
4) Tugas untuk mencatat keluar masuk dana dan penyusunan laporan diserahkan kepada Bendahara (bidang pembukuan dan penyusunan laporan).
c. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksanaan pengaturan keuangan.
1) Pengumpulan Dana.
Yang berkewajban dan bertanggung jawab mengumpulkan dana adalah tim tugas, meliputi :
• Menarik iuran anggota sesuai dengan ketentuan organisasi.
• Menarik dan mengumpulkan dana dari donator atau sponsor.
• Memberikan tanda bukti/kartu penerimaan yang ditandatangani oleh penerima pada setia trasnaksi.
• Membuat bukti tanda terima , contoh :

2) Pengeluaran Dana
• Pengeluaran setup bagian/departemen hares . sesuai dengan Anggaran Belanja yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Pengeluaran hares diajukan berdasarka bukti-bukti yang telah disetujui sebelumnya.
• Pengeluaran dana hares disetujui oleh ketua Umum dan Bendahara umum.


TANDA BUKTI PEMBAYARAN

No : ……
Sudah terima dari : Badan Eksektuif Mahasiswa Universitas
Besar uang :

Untuk pembayaran : ……………………………………………………………………………
Jumlah uang :

Lunas dibayar tgl : ………… ………………, 200…
Presiden Mahsiswa Bendahara Tanda tangan


………………… ………………………… (………………)
Nama lengkap

3) Penyimpanan
• Yang bertanggungjawab atas penyimpanan dana adalah wakil Bendahara.
• Untuk keperluan rutin dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh Wakil Bendahara
4) rosedur Pengeluaran Dana
• Permintaan untuk pengeluaran dana diajukan kepada Ketua Umum dan Bendahara Umum oleh departemen/bidang yang memerlukan dana. Ketua Umum dan Bendaahara Umum menflai permohonan tersebut untuk disetujui/ditolak atau minta dirubah
• Alas dasar Surat permohonan yang telah disetujui oleh Ketum dan Bendum, wakil bendahara umum mengeluarkannya untuk diserahkan kepada pemohon.
• Si pemohon diminta menandatangani formulir tanda pengeluaran dafi kas.
• Bendahara Umum mencatat dalam bukti-bukti pengeluaran uang, kemudia tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan kepada wall bendahara.
d. Teknis Pengelolaan Keuangan, meliputi
1) Penggalian sumberdana yangdapat menjamin kelancaran kegiatan lemabaga Mahasiswa.
2) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja lemabaga mahasiswa berta kebijakan keuangan penguruslemabaga mahasiswa.
3) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur (Ian tepat waktu. Termasuk di dalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan
4) Untuk melaksanakan pengelolaan keuangan tersebut, Penguruslemabaga mahasiswa berhak mempunyai dan mengatur ketatausahaan keuangan.

B. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
1. Pengertian
a. Anggaran Pendapatan dan Belanja adalah perkiraan pendapatan dan biaya yang diperlukan guns pelaksanaan program kerja Lemabaga Mahasiswa.
b. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi disusun berdasarkan Mata Anggaran Pendapatan dan Belanja Lemabaga Mahasiswa
2. Pengajuan dan Pengesahan RAPB
a. Penyusunan Rapb Lemabaga Mahasiswa termasuk dikoordinir oleh bendahara.
b. PengurusLemabaga Mahasiswa termasuk Bidang, menyusun pembiayaan rancangan program kerja yang telah dirancang sebelum rapat kerja Pengurussebagai RAPB lemabaga mahasiswa.
c. Rancangan pembiayaan program kerja tersebut diajukan kepada Bendahara selambat-lambatnya dua minggu sebelum pengesahan RAPB Lemabaga Mahasiswa.
d. Selanjutnya Bendahara menyusun Rapb Lemabaga Mahasiswa selambat-lambatnya satu minggu setelah Raker.
e. Pengesahan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lemabaga Mahasiswa menjadi Anggaran Pendapatan dan Belanja Lemabaga Mahasiswa dilakukan dalam Rapat Kerja Pengurus.
3. Pelaksanaan APB
a. Ketentuan Umum
1) Seluruh PengurusLemabaga Mahasiswa wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APB Lemabaga Mahasiswa dapat terkendali dan tercapai secara optimal.
2) Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja berdasarkan prinsip
a) Jumlah yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas minimal untuk masing-masing pendapatan.
b) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c) Terkendali sesuai dengan rencana.
3) Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari rapat pleno pengurus Lemabaga Mahasiswa.
a) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang tidak/belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APB LEMABAGA MAHASISWA).
b) Membiayai kegiatan yang dananya tidak/belum tercantum dalam anggaran belanja LEMABAGA MAHASISWA.
c) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain yang telahditetapkan dalam anggaran belanja LEMABAGA MAHASISWA.
4) Tabel Realisasi APB Lemabaga Mahasiswa.
Mata Anggaran Jumlah Perkiraan Jumlah Realisasi Selisih Penanggungjawab
1 2 3 4 5
b. Ketentuan Pelaksanaan
1) Pendapatan
a) SM-Ua penerimaan uang/barang dilakukan oleh bendahara Pengurus lemabaga mahasiswa dan staf, a tau orang yang ditunjuk.
b) Penerimaan uang/barang oleh selain Bendahara Pengurus lemabaga mahasiswa dan staf atau orang lain yang telah ditunjuk, harus diserahkan kepada Bendahara Pengurusselambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.
c) Penerimaan uang dilakukan dengan cars sebagai berikut :
a. Setup penerimaan uang dibuatkan bukti penerimaan uang yang ditandatangani oleh penerima.
b. Bukti penerimaan uang dibuatkan sekurangnya rangkap dua dan masing-masing disampaikan kepada :
• Lembar pertama untuk penyetor/pembayar.
• Lembar kedua untuk penerima yang selanjutnya didokumentasikan bendahara sebagai laporan.
c. Untuk penerimaan barang shadaqah/ hibah dilakukan sebagaimana poin a dan b. Khusus barang shodaqah dilampiri dengan pencatatan tanggal pembelian barang dimaksud serta pencatatan harga awal barang tersebut.
2) Macam-macam Pendapatan
a) Pendapatan dari Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
b) Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota, pengurus yang bersifat kondisional.
c) Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi somber dari pemerintah, instansi/badan swasta, , donator, dan bantuan luar negeri.
3) Macam-Macam Manja/Pengeluaran
a) Pengeluaran berdasarkan rutinitas Organisasi yang meliputi pembiayaan sekretariat, aktifitas bidang/departemen.
b) Pengeluaran berdasarkan keperluan insidental yang meliputi acara formal/sidang pleno/musyawarah, dinar luar dan kesejahteran social.
c) Pengeluaran berdasarkan pembangunan/renovasi sekretariat dan pengadaan inventaris sekretariat.
d) Pengeluaran berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi prosentase untuk iuran a anggota lemabaga mahasiswa, uang pangkal dan uang pembuatan KTA
4) Pengeluaran
a) Untuk pengeluaran dana, Bendahara lemabaga mahasiswa membuat bukti keluar uang
sekurangnya dalam rangkap dua dan masing-masingdisampaikan kepada :
• Lembar pertama, untuk pengguna dana tersebut yang selanjutnya wajib melaporkan penggunaan dana yang terlampir bukti masing-masing pengguna
• Lembar kedua, untuk Bendahara yang selanjutnya digunakan oleh penagih kepada pengguna.
b) Pembayaran yang dilakukan dengan cek/giro bilyet harus ditandatangani oleh dua orang pengurus yaitu Ketua pengurus lemabaga mahasiswa dan Bendahara lemabaga mahasiswa.



C. Pembukuan dan Pelaporan
1. Penanggung jawab pembukuan keuangan adalah Bendahara dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada atau petugas yang ditunjuk Untuk kelengkapan administrasi keuangan, dibutuhkan :
a. Buku Kas Harian
b. Buku Kas Masuk dan Kas Keluar.
c. Nota, bon, kwitansi dan buku-buku Bantu lainnya.
2. Laporan Keuangan dilakukan oleh Bendahara pada setup rapat atau sidang dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Jenis Laporan dan pengesahannya :
• Laporan bulanan dan triwulan, disahkan oleh rapat pengurusharian/pleno.
• Laporan tahunan disahkan sesuai tingkatan musyawarah pada masing-masing.
• Laporan akhir periode oleh musyawarah/sidang tertinggi masing-masing tingkatan pengurus(Sidang Umum KM-UMP, Sidang KM-FKIP).
• Laporan keuangan ditandatangani Ketua Umum/Ketua dan Bendahara Umum/Bendahara
b. Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari
• Laporan keuangan (kas harian, kas bulanan)
• Bukti keuangan (kwitansi, buku kas harian/bulanan)
D. Pengawasan Keuangan
Pengawasan Keuangan organisasi meliputi:
1. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang bedalan atau dilakukan bersamaan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari :
a. Permohonan untuk pengeluaran
b. Jumlah yang telah di anggarkan
2. Pengawasan yang bersifat refsit adalah, pengawasan berupa pemeriksaan kewajaran laporan keuangan set&h dicocokkan dalam buku mutasi dan buku pendukung lainnya.
3. Pengawasan intern keuangan organisasi secara rutin dilakukan Bendahara Umum.
4. Pemeriksaan keuangan secara rutin oleh tingkatan Pengurusyang bersangkutan atas dasar keputusan musyawarah.
5. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode, dilakukan tim verifkasi yang anggotanya terdiri dari anggota musyawarah tersebut yang ditunjuk.
6. Tingkat pengurus di atasnya berhak menuinta laporan keuangan dan mengadakan pemeriksaan keadaan keuangan.

BAB VI
ATRIBUT ORGANISASI

A. Pengertian
Atribut organisasi merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan setiap lembaga mahasiswa dengan petunjuk dan aturan yang berlaku seperti lambang, benders, lencana/emblem, seragam, papan nama, dan Stempel.

B. Lambang
Lambang Lembaga Mahasiswa di Universitas Muhammadiyah adalah sebagai berikut :
1. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM)
Bentuk : Bunga melati mekar dengan dibingkai lingkaran
Ukuran : sesuai dengan kondisi (perbandingan 1 : 1)
Warna :
• Biru pada warna dasarnya sesuai dengan warna lambang Universitas.
• Putiih pada tulisan dan bingkainya
• Kuning pada sinar dan padi
• Hijau pada padi
Gambar :
LAMBANG MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA








2. Senat Mahasiswa
Bentuk : Segi delapan (8)
Ukuran : sesuai dengan kondisi (perbandingan 1 : 1)
Warna :
• Biru pada warna dasarnya sesuai dengan warna lambang Universitas.
• Putiih pada tulisan dan bingkainya
• Kuning pada sinar dan padi
• Hijau pada padi
Lembaga Senat yang ada di Universitas Muhammadiyah Ponorogo adalah :
a. Senat Mahasiswa Universitas (SM-U)
b. Senat Mahasiswa Fakultas Agama Islam (SM-FAI)
c. Senat Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (SM-FKIP)
d. Senat Mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (SM-FISIP)
e. Senat Mahasiswa Fakultas Ekonomi (SM-FE)
f. Senat Mahasiswa Fakultas Teknik (SM-FT)
g. Senat Mahasiswa Fakultas Kesehatan (SM-FIK)
Gambar : lambang Senat Mahasiswa fakultas








SM-U SM-FAI





SEM-FKIP SM-FAI


SM-FISIP SM-FKIP










SM-FE SM-FT







SM-FIK
 

3. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Bentuk : Segi enam
Ukuran : sesuai dengan kondisi (perbandingan 1 : 1)
Warna :
• Biru pada warna dasarnya sesuai dengan warna lambang Universitas.
• Putih pada tulisan dan bingkainya
• Kuning pada sinar dan padi
Lembaga Eksekutif Mahasiswa yang ada di Universitas Muhammadiyah Ponorogo adalah:
a. Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas (BEMU)
b. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Agama Islam (BEM-FAI)
c. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (BEM-FKIP)
d. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (BEM-FISIP)
e. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi (BEM-FE)
f. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik (BEM-FT)
g. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Kesehatan (FIK)

LAMBANG LEMBABA EKSEKUTIF MAHASISWA

BEM-U











BEM-FAI BEM-FKIP







BEM-FAI BEM-FKIP








BEM-FT BEM-FIK



C. Bendera
1. Bentuk : Persegi Panjang
2. Ukuran : 120 cm x 90 cm dan 75 cm x 40 cm
3. Isi : Logo lembaga mahasiswa terletak di tengah-tengah.
4. Warna dasar
• MPM, SM-U, MPM : Biru tua (sama dengan warna lambang)
• Untuk BEM dan senat Fakultas sesuai dengan warna fakultas masing-masing, yaitu:
a. Fakultas Agama Islam : Hijau
b. Fakultas Teknik : Merah
c. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan : Putih
d. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Kuning
e. Fakultas Ekonomi : Biru Muda
f. Fakultas Ilmu Kesehatan : Merah muda
Gambar:
BENDERA LEMBAGA PERMUSYAWARATAN MAHASISWA

(Majelis Permusyawaratan Mahasiswa) MPM

BENDERA LEMBAGA LEGISLATIF MAHASISWA

SM-U








SM-FAI SM-FKIP








SM-FISIP SM-FIK







SM-FT SM-FE




BENDERA LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA






BEM-U







BEM-FAI BEM-FKIP









BEM-FT BEM-FISIP
 









BEM-FE BEM-FIK


D. Lencana/Emblem dan Bedge
• Lencana adalah Lambang Lemabaga Mahasiswa yang berbentuk sesuai dengan bentuk logo masing-masing dengan ukuran garis tengah : tinggi 4.5 cm x 4.5 cm dan dibuat dari besi logam mika.
• Bedge adalah lambang Lemabaga Mahasiswa yang berbentuk logo masing-masing Lembaga Mahasiswa dan terbuat dari kain.


E. Seragam
1. Pengertian
Seragam adalah pakaian Lemabaga Mahasiswa yang berlaku bagi seluruh pengurusdan anggota Lemabaga Mahasiswa.
2. Jenis pakaian seragam Lemabaga Mahasiswa terdiri dari
• Pakaian seragam Jas Almamater
• Pakaian seragam khusus(kondisional)

 

F. Papan Nama
1. Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4: 3 .
2. Ukuran maksimum
• Tingkat Universitas : 200 cm X 150 cm
• Tingkat Fakultas : 18o cm x 135 cm
• Tingkat Jurusan/ prodi : 60 cm x 120 cm
3. Isi
• Lambang Organisasi Mahasiswa
• Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup.
• Alamat lengkap organisasi
4. Warna
Warna dasar yang digunakan adalah biru dengan tulisan kuning.

G. Stempel
Macam dan ciri Stempel/cap Lemabaga Mahasiswa
1. Stempel Biasa
• Bentuk : sama dengan logo masing-masing lembaga
• Tinta : biru/ ungu
• Ukuran : standart stempel.
• Gambar

MPM







SM-U


SM-FIK SM-FAI SM-FE


SM-FISIP SM-FKIP SM-FT
 


BEMU


BEM-FT BEM-FAI BEM-FE


BEM-FIK BEM-FISIP BEM-FKIP

2. Stempel Kecil
• Bentuk, tinta dan susunan sama dengan Stempel biasa
• Ukuran : diameter 2.2 cm dan tinggi 2.2 cm
3. Stempel Panitia Kegiatan
• Bentuk : Empat persegi panjang.
• Ukuran : 5 cm x 2 cm
• Tinta : biru

 
BAB VII
ATURAN PROTOKOLER

A. Pelantikan
1. Pra Pelantikan
Yang dimaksud pra pelantikan adalah kondisi saat pengurus terpilih belum dilantik dan mempersiapkan diri sebelum dilantik. Untuk melaksanakan prosesi pelantikan maka harus dilakukan tahapan persiapan yaitu :
• Membentuk panitia pelantikan dengan ketentuan kerjasama antara pihak pengrus demisioner dan pengurus pelantikan dalam proses pembentukannya.
• Mengajukan Surat Permohonan Pelantikan dan Surat Keputusan dari Panitia Pelantikan kepada Lembaga di atasnya / yang menaunginya dengan mengetahui Ketua Pengurus Lembaga Mahasiswa demisioner dan dilampirkan Pengurus Lembaga Mahasiswa yang akan dilantik.
Contoh : Surat Panitia Pelantikan BEM-FKIP Periode 2010-2011 kepada BEM-U . surat tersebut mengetahui dan ditanda tangani Ketua BEM-FKIP Periode 2009-2010.

2. Pelaksanaan
a. Syarat
• Telah mengajukan surat permohonan Pelantikan dan Surat Keputusan kepada lembaga yang menaunginya minimal 5 hari sebelum pelantikan.
• Dihadiri Oleh minimal Ketua Pengurus demisioner dan Rektorat/ Dekanat/Kajur/Kaprodi
• Untuk pengurus yang dilantik harus memakai:
1.) Jas Almamater Universitas Muhammadiyah Ponorogo
2.) Celana Gelap non Jeans.
3.) Bersepatu.
• Kelengkapan Pelantikan :
1.) Bendera:
 Bendera Indonesia
 Bendera Universitas
 Lembaga Mahasiswa yang akan dilantik.
2.) Surat Keputusan dan Ikrar Pelantikan dari yang melantik
3.) Berita acara dan Surat Serah Terima Jabatan.
b. Tata Cara Pelantikan
Jadual Acara :
1. Pembukaan
2. Pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an
3. Menyanyikan lagu:
• Indonesia Raya
• Mars Muhammadiyah
4. Prosesi Pelantikan :Pembacaan SK dan Pengucapan sumpah jabatan
5. Prosesi Serah Terima jabatan
6. Sambutan:
• Ketua terpilih
• Ketua lembaga mahasiswa yang ada di level atasnya.
• Rektorat/Dekanat/Kajur/Kaprodi
7. Doa
8. Penutup

Untuk Tata Cara dan setting Prosesi Pelantikan pada jadual acara ke 4 adalah sebagai berikut:
1. Setting Tempat (Ruang Seminar Dome UM Ponorogo)















2. Prosesi Pelantikan
a. Pembacaan Surat Keputusan (SK) oleh yang melantik.
b. Pemanggilan Nama-nama pengurus yang akan dilantik.
c. Pengucapan Ikrar Plantikan.
d. Ucapan selamat dan jabat tangan, diperbolehkan untuk pengambilan foto.
3. Serah Terima jabatan secara simbolis
a. Pengembalian Kekuasaan kepada Universitas ditandai dengan pemberian bendera kepada Rektor/Dekan/Kajur/kaprodi dari Ketua Lembaga Mahasiswa demisioner.
b. Setelah diterima Rektor/Dekan/Kajur/Kaprodi menyerahkan kepada ketua terpilih.
c. Bendera diletakkan pada tempat semula.
d. Dilanjutkan Penandatangan Berita Acara Serah Terima Jabatan oleh ketua demisioner dan Ketua terpilih yang disaksikan oleh hadirin dibuktikan dengan penandatanganan saksi yang berasal dari perwakilan rektorat/dekanat/kajur/kaprodi/ dan perwakilan dari mahasiswa.
Contoh :
Serah Terima Jabatan Presiden Mahasiswa UM Ponorogo.
a. Bendera BEM-U diserahkan kepada Wakil Rektor III.
b. Wakil Rektor III menyerahkan bendera BEM-U kepada Ketua terpilih.
c. Dilanjtukan penandantanganan Berita acara.

3. Pasca Pelantikan
a. Mengadakan raker dan penyusunan RAPB Organiasi serta Upgrading (Kondisional).
b. Menyampaikan hasil raker dan RAPB kepada Anggota dan lembaga yang berwenang.

B. Kalender Organisasi Kemahasiswaan
Adalah kalender yang mengatur jadual kagiatan rutin terutama Sidang Umum, Pelantikan dan Raker di setiap level lembaga Mahasiswa. Agenda dalam Kalender ini boleh ditambah sesuai dengan jadual pelaksaan program Kerja organisasi.
Kalender ini bertujuan untuk:
1. Menhindari terjadinya masa periode kepengurusan yang melebihi waktu yang telah ditentukan.
2. Mengatur Siklus Organisasi di setiap level lembaga Mahasiswa.

Berikut Kalender Organisasi Kemahasiswaan secara siklik:
KALENDER ORGANISASI KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
TENGAH TAHUN PERTAMA (I)
NO. AGENDA JANUARI PEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. SIDUM KM-UMP
2. Pencalonan Presma dan Wapresma serta Senat
3. Kampanye
4. Pemilihan Umum Raya
5. Pelantikan
6. SIDUM BEM-F
7. Pelantikan
8. SIDUM HMJ/HMPS
9. Pelantikan
10.

TENGAH TAHUN KEDUA (II)
NO. AGENDA JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOPEMBER DESEMBER JANUARI
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Mastamaru
2. SIDUM BEM-F
3. Pelantikan
4. SIDUM HMJ/HMPS
5. Pelantikan